• Privacy beleid

     

  •  

    DOS’37

    Sportpark ‘Het Midden’,

    Schout Doddestraat 46

    Postadres: Postbus 250, 7670 AG Vriezenveen

    Telefoon: 0546-561970

    E-mail: info@dos37.nl

     

      

    Inhoudsopgave

    1.      Beleid. 3

    2.      Verwerking register 4

    3.      Beveiligingsmaatregelen. 5

    3.1        Cookies. 5

    3.2        Verstrekking van persoonsgegevens aan derden. 5

    3.3        Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens. 6

    3.4        Beveiliging persoonsgegevens. 6

    3.5        Minderjarigen. 6

    3.6        Links naar andere websites. 6

    4.      Werkwijze en procedures. 7

    4.1        Procedure aanmelden lid. 7

    4.2        Procedure afmelden lid. 7

    4.3        Procedure geheimhouding verklaring. 7

    4.4        Behandeling van persoonsgegevens. 7

    4.5        Publiceren en archiveren van foto’s en video’s. 8

    5.      Datalek. 8

    5.1        Wijziging van het privacy beleid. 9

    5.2        Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens. 9

    5.3        Contactgegevens. 9

    Bijlage 1 - geheimhoudingsverklaring. 10

     

    1.   Beleid

     

    Voetbalvereniging DOS’37 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. In dit privacy beleidsdocument willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij hier mee omgaan.

     Het privacy beleid van DOS’37 is er op gericht om privacy gegevens van leden en oud leden met de grootst mogelijke voorzichtigheid te verwerken, te beheren en te archiveren.

    DOS’37 houdt zich hierbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij:

     

    • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid;

     

    • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

     

    • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

     

    • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

     

    • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

     

    • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

     

    Als DOS’37 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, hier vragen over heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

     

     

    2.   Verwerking register

    In onderstaande tabel kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen

     

    Doel

    Welke persoonsgegevens

    Grondslag

    Bewaartermijn

    Ontvangers

    Onderzoeken of u lid kan worden

     

    en

     

    het uitvoeren van de lidmaatschaps-overeenkomst

    • Voornaam
    • Achternaam
    • Adres
    • Geboortedatum
    • Tel. Nummer
    • Email adres
    • Geslacht
    • Identificatie document
    • Digitale pasfoto

    Uitvoering van de overeenkomst

    Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden

    KNVB

    Administratie

    • Voornaam
    • Achternaam
    • Adres
    • Geboortedatum
    • Tel. Nummer
    • Email adres
    • Bankgegevens
    • Betaalgegevens

    Uitvoering van de overeenkomst

    Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

    • Boekhouder
    • Accountant
    • Belastingdienst

    Versturen digitale berichten

    (teamindeling, wedstrijdzaken etc.)

    • Voornaam
    • Achternaam
    • E-mailadres

     

    Uitvoering van de overeenkomst

    Zolang als men aangemeld is.

     

    Versturen berichten van derden, waaronder sponsoren.

    • Voornaam
    • Achternaam
    • E-mailadres

     

    Toestemming

    Zolang als men aangemeld is

    • Sponsoren
    • Andere verenigingen

    Om onze digitale dienstverlening te verbeteren.

    • Cookies (zie voor meer info het sub kopje Cookies)
    • IP-gegevens

    Toestemming

    Iedere keer dat onze website bezocht wordt. Deze gegevens worden zo snel als mogelijk geanonimiseerd

    • Websitebeheerder
    • Analytics tools

     

    Doel

    Welke persoonsgegevens

    Grondslag

    Bewaartermijn

    Ontvangers

    Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis.

     

    • Voornaam
    • Achternaam
    • Adres
    • Telefoonnummer
    • E-mail adres

    Toestemming

    Zolang als de toestemming niet is ingetrokken.

    NVT

    Social media / website

    • Foto's / video / berichten

     

    Uitvoering van de overeenkomst.

    Zo lang als de toestemming niet is ingetrokken.

    Communicatie / commissies / website beheer

     

     

    3.   Beveiligingsmaatregelen

     

    3.1 Cookies

    Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

    Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de Privacy Verordening.

    U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

    3.2 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

    Zonder uw toestemming verstrekt DOS’37 uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst die wij met u hebben, tenzij DOS’37 wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

    3.3 Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

    U hebt het recht DOS’37 te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij wij op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden zijn deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen.

    U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal DOS’37 deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van ons hebben ontvangen.

    3.4 Beveiliging persoonsgegevens

    DOS’37 treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

    3.5 Minderjarigen

    Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

    3.6 Links naar andere websites

    De website kan links naar andere websites bevatten. Dit privacy beleid is alleen van toepassing op de websites van DOS’37. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. DOS’37 raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

     

    4.          Werkwijze en procedures

    4.1 Procedure aanmelden lid

    -      Een nieuw lid moet zich aanmelden door een aanmeldingsformulier in te vullen. Deze is te downloaden via www.DOS37.nl of  is los verkrijgbaar bij het secretariaat van DOS’37. Het formulier kan ingeleverd worden bij het secretariaat of verstuurd worden naar info@dos37.nl

    -      Leden jonger dan 18 jaar hebben de goedkeuring van ouders/verzorgers nodig om in te kunnen schrijven.

    -      Leden van 16 jaar en ouder dienen een geldige legitimatie bij het aanmeldingsformulier te voegen.

    -      Aanmeldingsformulieren worden gescand en om historische reden gearchiveerd bij de secretaris.

    -      Het aanmeldingsformulier is als bijlage toegevoegd aan deze stukken.

    4.2 Procedure afmelden lid

    -      Leden dienen een afmeldingsformulier te downloaden van de DOS’37 site. www.DOS37.nl. Een ingevuld afmeldingsformulier dient verstuurd te worden naar info@dos37.nl. De ledenadministrateur of secretaris zal de procedure in behandeling nemen.

    -      Het afmeldingsformulier wordt max 2 jaar na afmelding bewaard door de ledenadministrateur of secretaris.

    4.3 Procedure geheimhouding verklaring

    -      Iedere vrijwilliger die toegang heeft tot het ledenbestand is verplicht om een geheimhoudingsverklaring te tekenen. Zie bijlage 1.

    -      De verklaringen worden onder het beheer van de secretaris geplaatst, die er op toeziet dat de geheimhoudingsverklaringen up to date zijn met m.b.t. de vrijwilligers die inzicht in het ledenbestand hebben.

    4.4 Behandeling van persoonsgegevens.

    -      De vrijwilliger die toegang heeft tot persoonsgegevens moet passende maatregelen treffen om te voorkomen dat persoonsgegevens worden blootgesteld aan onrechtmatige verwerking. 

    -      Gebruik antivirussoftware en update deze regelmatig. Vermijd opslag op lokale harde schijven en Cloud applicaties - Verander het wachtwoord elk kwartaal.

    -      Een Back up maken is alleen toegestaan door de secretaris en ledenadministrateur.  

    -      Alle vrijwilligers die inzicht in de ledenadministratie van DOS’37 hebben, dienen een geheimhoudingsverklaring te tekenen.

    -      Beëindigt een vrijwilliger zijn/haar  taken, dan zorgt de secretaris dat de toegang tot de ledenadministratie beëindigd wordt.

     

    4.5 Publiceren en archiveren van foto’s en video’s

    Voor het maken en publiceren van foto’s en video’s is vaak toestemming nodig van de betrokkene. DOS’37 houdt zich het recht voor om groepsfoto’s/teamfoto’s/actiefoto’s te publiceren via de Social media kanalen van DOS’37. Daarbij kan het in beeld komen van publiek onvermijdelijk zijn. Deze foto’s, video’s zullen om historische redenen gearchiveerd worden.

     

    Persoonlijke foto’s, video’s zullen niet gepubliceerd worden op de Social media kanalen van DOS’37. Uitzonderingen zijn foto’s, video’s die gemaakt zijn met het doel het plaatsten op de website van DOS’37. Deze foto’s worden om historische redenen gearchiveerd. Alle andere foto’s dienen ter goedkeuring aan de betreffende persoon voorgelegd worden. DOS’37 werkt, zonder uitdrukkelijke toestemming van betrokkenen niet mee aan verzoeken van derden voor het leveren van foto’s/video’s van leden en oud leden.

     

    5.   Datalek.

     

    Leidt een beveiligingsincident tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking/toegang, dan is mogelijk sprake van datalek. Tenzij het datalek waarschijnlijk geen nadelige gevolgen heeft voor de betrokken personen, moet het tijdig worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft het lek een hoog risico op nadelige gevolgen voor de personen wiens gegevens het betreft, dan moet het incident ook aan deze personen worden gemeld. 

     

    Een protocol voor het verwerken van een datalek zal binnenkort ook te vinden zijn op onze website www.DOS37.nl  

     

     5.1 Wijziging van het privacy beleid

    DOS’37 past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. DOS’37 raadt u dan ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal DOS’37 er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

    5.2 Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

    Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

    5.3 Contactgegevens

    Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of DOS’37 wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

    Verantwoordelijke:           Gerben Bosboom      

    E-mail:                               gerbenbosboom@gmail.com

    Telefoonnummer:             06-33154338

     

     Bijlage 1 - geheimhoudingsverklaring

      

    Geheimhoudingsverklaring

    Vereniging; DOS’37

    Schout Doddestraat 46 7670 AG Vriezenveen.

    K.V.K 40076535

    Vrijwilliger:    

    Naam en voorletters             :  ………………………………………………

    Straat en Huisnummer          :  ………………………………………………

    Postcode en woonplaats:      :  ………………………………………………

     

    Hiermee verklaar ik als vrijwilliger in de functie van ……………, bij DOS’37 dat ik verplicht ben geheimhouding in acht te nemen.

    Ik heb toegang tot de ledenbestand van DOS’37 en zal conform de privacyverklaring van DOS’37 hier naar handelen.

     

    Het gaat hierbij om informatie waarvan ik als vrijwilliger het vertrouwelijke karakter ken of redelijkerwijs kan vermoeden.

    Bij overtreding van dit geding tijdens de duur van deze overeenkomst is de organisatie gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijk ingang te beëindigen. Daarnaast heeft de organisatie het recht om van mij volledig schadevergoeding te vorderen.

    Het recht van inzage stopt bij het beëindigen van de taken die inzage in de ledenbestand noodzakelijk maakt.

     

    Plaats                                                                                    datum

     

     

     

    Getekend: